O mercado exige das empresas e seus gestores atuações cada vez mais consistentes e inteligentes que reduzam custos, aumentem a produtividade e otimizem o desempenho das atividades operacionais. Um objetivo que parece não ser fácil de alcançar, mas que é totalmente possível quando se adota a ferramenta adequada, como um ERP.
Se você ainda não sabe o que é ERP, não se preocupe. Neste guia, vamos sanar todas as dúvidas sobre o sistema ERP, apresentando as suas funcionalidades e apontando como ele pode ser útil ao seu negócio, independente do segmento ou porte.
O que é ERP
A sigla ERP significa Sistema de Gestão Integrado, do inglês Enterprise Resource Planning. Esse modelo de sistema, criado há 100 anos, ajuda a empresa a melhorar a gestão de processos internos na integração dos setores que possui de forma mais dinâmica e prática.
O sistema ERP consiste na adoção de uma plataforma que centraliza as informações e dados dos diferentes setores, dando aos gestores uma visão completa do negócio, tornando a gestão mais prática, com eliminação da duplicidade de dados e oportunidade de insights que contribuem para a produtividade e melhoria contínua nos resultados.
Em linhas gerais, a ferramenta é capaz de aumentar a eficácia dos setores e do negócio, como um todo, melhorando a comunicação, permitindo a realização de diagnósticos profundos sobre o negócio que ajudam na tomada de decisões sobre investimentos e redução de custos.
Vantagens do ERP
Adotar um sistema de gestão integrado oferece à empresa diversas possibilidades de gerir a empresa com maior eficácia, seja pela redução de tempo, a padronização de processos ou pela agilidade na resolução das demandas, o que confere maior desempenho e, por consequência, aumento de produtividade. Todos esses benefícios são entregues pela automação do sistema ERP.
Além disso, o sistema ajuda ainda na redução de custo, posto que com a integração dos diferentes setores, o gestor consegue visualizar os gastos por setor e assim realizar investimentos de forma mais acertada.
Com essa visão detalhada e integrada dos setores, o gestor pode planejar os gastos, ponderando o que pode ser reduzido sem afetar a produtividade e o que deve receber mais recursos para impulsionar a atividade do setor.
Como mencionado, o ERP auxilia na redução de erros, de dados duplicados e falhas na comunicação entre os setores, quando essa troca ocorre por meios manuais, planilhas de excel enviadas por email, documentos que são passíveis de erro pela ação humana. Com o software, no entanto, essa falha é consideravelmente reduzida uma vez que o próprio sistema gera os relatórios e o setor destinatário tem acesso imediato.
A integração por si só também é uma vantagem por permitir que todos os benefícios anteriores sejam usufruídos pela empresa, dando ainda transparência à gestão, efetividade das atividades operacionais e segurança aos dados trabalhados, bem como auxílio no acompanhamento das vendas e gestão da equipe.
ERP e a segurança de dados
Um dos destaques nos benefícios do ERP é a garantia na segurança dos dados, um fator importante na relação com o cliente, manutenção de imagem positiva e vantagem competitiva no mercado.
Como o ERP garante segurança às informações empresariais? Por meio de um sistema ambientado na nuvem que possui mais mecanismos de proteção aos dados em relação a um data center local.
A solução evita perda de dados, alteração ou mesmo invasão de sistema por pessoal não autorizado. Assim, o sistema ERP pode trabalhar com criptografia dos dados garantindo sigilo e acesso apenas a pessoas autorizadas. Usa ainda firewalls para monitorar o trânsito dos dados entre a base e os setores da empresa, impedindo ataques.
ERP para negócios de diferentes portes
Um sistema ERP é adequado para empreendimentos de qualquer porte. Empresas de pequeno porte podem usá-lo em sua forma mais básica com o objetivo de monitorar o crescimento do negócio.
Assim, conseguirá ter informações precisas sobre estoque, fluxo, finanças e tomar decisões acertadas para a melhorar a performance da empresa no mercado em que atua, otimizando processos que dão ao gestor tempo para se ocupar de estratégias de crescimento do empreendimento.
Já as empresas de médio porte podem usar ERP para tornar o negócio mais inteligente e competitivo no mercado. Por meio da automação do ERP, é possível realizar uma análise preditiva do negócio em seus vários setores, fazendo investimentos estratégicos e agindo antecipadamente para obter êxito nas operações.
O ERP também oportuniza que médias empresas comecem a implantar procedimentos padronizados e integrados, aumentando a compliance nos diferentes setores.
Por fim, empresas de grande porte com altas demandas podem usar recursos de machine learning e inteligência artificial junto ao ERP, além das soluções citadas para os outros tamanhos de negócios, a fim de oferecer uma experiência digital otimizada para o cliente final e para o colaborador, com eliminação de erros, otimização de processos, análise preditiva, atendimento personalizado, entre outros.
Processo de implantação bem sucedida
Para implantar o sistema ERP na sua empresa sem possibilidade de erro, é preciso estabelecer alguns critérios para obter sucesso com a migração para um sistema integrado de gestão, a começar pela escolha do parceiro: uma empresa especializada no assunto que possa oferecer todo suporte na implantação do sistema.
Em seguida, definir o projeto de implantação do ERP no negócio, a fim de preparar os setores e guiar o processo por meio de um plano pré-definido com objetivos, metas e resultados esperados.
Como o ERP envolve todos os setores da empresa, é interessante eleger um representante de cada setor para acompanhar a implantação do sistema, que possa auxiliar a empresa parceira no atendimento às demandas específicas de cada área.
Igualmente importante é realizar uma gestão ativa da implantação do projeto, não deixando apenas a responsabilidade sob a contratada para monitorar possíveis falhas e corrigi-las o quanto antes.
Para isso, é necessário também treinar equipe interna que saiba operar o sistema em todas as suas funcionalidades para que a migração para o sistema integrado não prejudique a produtividade.
Em resumo, vimos como o ERP é uma solução tecnológica que representa vantagem competitiva para o negócio de qualquer tamanho e pode ser utilizada para objetivos específicos, de acordo com os resultados esperados pela empresa.
Trata-se de um recurso avançado e que moderniza o processo de gestão empresarial, contribuindo para seu processo de transformação digital.
Buscando formas de gerir a empresa com maior eficiência? Confira agora mesmo a calculadora de produtividade e entenda quais são os processos que podem ser otimizados na sua empresa para gerar menos custos com menos esforços.
