Em tempos de transformação digital e crescimento do home office, o meio corporativo tem repensado o modelo de seus negócios. Adaptando-os para um formato que seja financeiramente interessante do ponto de vista da manutenção, como o escritório digital.
Além disso, com o grande volume de dados que são produzidos na web, é importante buscar soluções que garantam segurança no trabalho com dados diversos. Assim, surge o escritório digital, um modelo de negócio que contribui para a gestão estratégica e mais centrada do negócio.
Escritórios jurídicos, especificamente, pertencem a um segmento de mercado que lida com um volume de informações sensíveis e sigilosas dos seus clientes que requerem extremo cuidado com o armazenamento, uso e transferência de tais dados.
Por isso, as operações on premise podem não ser suficientes na tentativa de garantir a segurança da documentação com a qual se trabalha, exigindo uma solução mais avançada e prática que colabore com a atuação de qualidade do escritório.
Diante desse contexto, este artigo vai tratar sobre a importância de investir em um escritório digital. Apontando as vantagens de se trabalhar com a nuvem no setor jurídico no sentido de dar mais organização e celeridade aos processos, de forma 100% segura. Além disso, orientar sobre quais critérios o escritório deve considerar na aquisição de um software de escritório digital.
Vantagens de um escritório digital na nuvem
Hoje, negócios de todos os portes e segmentos têm apostado na cloud computing como ferramenta para otimizar os processos de gestão na empresa. A nuvem vem conquistando espaço no meio corporativo pelas facilidades e oportunidades que cria, tornando os negócios mais inteligentes e eficientes. Um diferencial mercadológico em um cenário cada vez mais acirrado e mutável.
Investir em uma estrutura de nuvem, portanto, é um recurso que pode trazer vantagem competitiva para o escritório. No geral, as vantagens da computação em nuvem é que esse sistema não trabalha com um só servidor local, na verdade, são diversos servidores espalhados que garantem a continuidade e disponibilidade do serviço.
Além disso, a hospedagem é virtual e sob demanda. Abaixo, vamos elencar benefícios específicos que a computação em nuvem proporciona para a performance e organização de um escritório jurídico.
Segurança
O quesito da segurança é, sem dúvida, a mais buscada e por isso torna-se a principal vantagem que a nuvem entrega. A cloud computing garante segurança aos dados e documentos do escritório, evitando invasões ou fraudes por trabalhar com sistemas de criptografia que só são acessados por pessoas autorizadas no escritório.
Assim, se for um escritório de grande porte que trabalhe com diversos clientes, nem todos os colaboradores terão acesso a todos os documentos, só àquilo que lhe cabe no trabalho. Além disso, o armazenamento em nuvem cria cópia de segurança, o backup, que podem ser acionadas em caso de perda de documentos por falha no sistema.
Mobilidade
Além de ser uma iniciativa sustentável do ponto de vista ecológico, uma vez que dispensa o manejo de documentos impressos (que vão se deteriorar com o tempo e requerem novas cópias), o escritório digital evita o gasto excessivo com papel e dá mais flexibilidade ao trabalho do advogado que, geralmente, tem uma rotina agitada com atendimento fora do escritório.
Assim, com um software do escritório, o profissional pode acessar toda a documentação pertinente ao caso que acompanha sem precisar andar com um volume de documento em mãos, podendo também realizar o gerenciamento remoto do seu negócio, em uma viagem de trabalho, por exemplo.
Escalabilidade
Com a solução do escritório digital, hospedado na nuvem, o negócio pode aumentar ou reduzir o espaço da nuvem de acordo com a demanda. De modo automatizado, o próprio sistema da nuvem se encarrega de alargar o tamanho, caso o escritório precise de mais espaço para armazenar mais dados.
Em um processo analógico, essa contratação de mais espaço não seria tão ágil, o que pode implicar sobre a produtividade do escritório na entrega de suas demandas.
Redução de Custos
Como mencionado, a opção de um escritório digital contribui para a redução de custo com papel e impressão de documentos. Sabemos bem que é da natureza de um escritório jurídico lidar com papelada e documentação sobre os diversos processos que encabeça. Assim, é preciso ter espaço físico para armazenamento e serviços de manutenção constantes para evitar que tal material se deteriore com o tempo.
Com o serviço de nuvem, essa preocupação deixa de existir, pois os arquivos são digitalizados, o que reduz o custo de espaço, custo de manutenção, além de custo com serviço de manutenção em TI, uma vez que a cloud computing mostra-se bastante segura e estável na gestão de negócios.
Além disso, as ferramentas de escritório digital, por conta da sua modernidade, ajudam na redução de custos envolvendo softwares, servidores físicos, hardwares e demais gastos que são necessários nas respectivas manutenções.
Aumento da Produtividade
Com um sistema ágil e móvel que permite acesso imediato aos documentos necessários para o atendimento do advogado, o escritório na nuvem também contribui para o aumento da produtividade desses profissionais.
Isto porque o recurso oferece uma versão organizada do escritório que direciona para uma gestão inteligente e estratégica, onde os advogados e colaboradores não precisarão se ocupar de atividades operacionais, dedicando-se melhor à solução dos problemas de seus clientes.
Como implantar um escritório digital
Se você chegou até aqui e quer saber como obter um escritório digital para otimizar o trabalho do seu negócio, saiba que já existem no mercado diversos softwares, como o Legal One, que emulam escritórios jurídicos, com o diferencial da praticidade, liberdade para se trabalhar de qualquer lugar, com baixo custo de entrada, disponibilidade 24 horas que pode atender a todos os perfis de escritório.
A escolha do software tem que ser feita com base nas necessidades do escritório em comparação com as funcionalidades que o software tem disponível. Além das funcionalidades – quais recursos o software tem – é importante também verificar o serviço de suporte e atualização periódica, bem como o custo-benefício da adoção desse serviço.
A garantia do suporte na migração para a nuvem é estritamente importante se o escritório for de pequeno porte e não possuir equipe de TI interna que faça essa avaliação e acompanhamento mais preciso.
Como vimos, um escritório digital é uma opção de expandir os serviços do seu escritório com segurança. Assim, a nuvem não representa só mudanças técnicas no armazenamento, processamento e gestão de dados, mas incide sobre a cultura organizacional que torna-se mais moderna, oferecendo um serviço diferenciado ao cliente e, por consequência, potencializando os resultados do negócio.
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